【完全ガイド】海外市場調査、依頼から発注までの手順を徹底解説。はじめてでも失敗しないポイントとは?

marketresearch

海外の市場調査を失敗せずに調査会社に依頼をするにはどうすればいいのでしょうか?

そのような相談を受けます。このような調査、なにからはじめて、どのように依頼をし、いかにしてプロジェクトを管理をすれば失敗せずに、目的の情報を得られることができるのでしょうか?

実は、市場調査を依頼する際には、いくつかおさえるべきポイントがあります。このポイントをしっかりとおさえることが市場調査で失敗せず発注することができます。

■ 市場調査発注の準備
■ RFP作成と効果的な活用方法
■ RFPミーティングが成功のカギ

■ プロポーザルミーティングで発注先を決定
■ キックオフミーティングまでしっかりと

私自身、20年以上外資系調査・コンサル会社で日本の企業の方々の市場調査サポートをしてきました。市場調査プロジェクトに携わる中で、失敗しないためには、いくつかのポイントがあることがわかりました。今日は、どのように市場調査のプロジェクトをしっかりとベンダーにに依頼をすればいいのか?その際に注意するべきポイントは?そしてなにが重要なのか?といった、調査会社への依頼が初めてのかたでも失敗しないためのノウハウを以下の5つのポイントで解説をします。

市場調査とは?

市場調査は、ビジネス成功につながる重要な情報を収集する手段です。

情報収集を通じて様々な情報を得て、目標を達成するための意思決定や判断をすることができます。

顧客のニーズや市場のトレンド、競合情報をはじめ、新しい市場やニーズを発見、リスクの最小化、マーケティング戦略策定や改善投資効果の向上など様々な情報が得られます。

適切な市場調査によって、正確な情報を基にした的確な意思決定が可能です。これによって、ビジネスの成長戦略や競争戦略を策定できます。

市場調査のメリットや種類に関しては、以下のブログでも詳細を解説しています。
>>> 市場調査とは?市場調査のメリット、方法、課題をわかりやすく解説

市場調査の発注準備。まずなにからはじめる?

■ 戦略的なゴールと調査の目的
■ 調査の予算と日程
■ 外注かどうかの決定
■ 担当者のチーム構成
■ RFP送付会社のリスト

戦略的なゴールと市場調査の目的

プロジェクト開始にあたって、調査自体の目的と、その調査によって達成できる戦略的なゴールを明確にすることが第一歩目です。戦略的なゴール達成のための調査であり、調査のゴールとこの戦略的なゴールには、一貫性が必要です。

例えば、戦略的なゴールが、米国市場での新製品の販売だとすると、その「販売プラン作成」のための、米国での「販売売上予測」を外部に委託というように、相関性があります。

つまり、今はまだ売上予測をはっきりと算出していないので、「調査に基づくより客観的で説得量のある売上予測」を今回の市場調査プロジェクトで実施します。

この売上予測は、今後の販売プランの作成のためのベースの情報としてあらゆる戦略の構築に活用されることになります。もし、この調査による予測が、現実とかけ離れたものとなると、販売プランもおのずと失敗する可能性が高くなるので、失敗しない調査は非常に重要です。

外注かどうかの決定

外注をするかどうかを改めて決定をしたほうが良いでしょう。

いまだに、社内では、外部に委託しなくても良いのでは?という声も残っている可能性があるので、プロジェクトの担当としては、外注するとのことで、意見を統一したほうが今後に物事が進めやすくなります。

市場調査を外注する理由はプロジェクトによって様々あります。例えば、社内で意見が割れているので、外部の業者の調査に基づいて客観的なデータを得たい場合などは、外注することで適切な情報を得られます。

また、社内の人材で調査をする場合と時間やコストのバランスを考えることも外注かどうかの判断の理由になります。

海外の支店にいる社員に調査の依頼は可能ですが、彼らが調査にかける時間やコストを費やすことで、彼らの本来の業務に費やすべき時間と生産性が下がります。この2つを比較することで、外注の価値があるのかどうかの判断をすることも可能です。

市場調査の予算と日程

この段階で、おおよその予算と日程も議論として出てきます。

外注で行くと決まった場合には、この日程と予算をある程度具体化する必要があります。ただ、これらの情報は、まだあくまでもおおよそであるので、ある程度幅を持つことも大事です。

なお、日程に関して、この時点ではできるだけ十分な時間をとることをおすすめします。時間が十分にない場合、どうしても無理なお願いや決めるべきことを決めずに前にすすんで、最終結果にマイナスの影響が出ます。時間はこの時点では十分に取ることをおすすめします。

市場調査担当チームの構成

市場調査プロジェクトに関わらるチーム構成を編成します。

市場調査自体には直接関係ないものの、開発品や製品に関して影響がある人達がプロジェクトのチームメンバーとして含まれることで、調査がスムーズに進みます。

他部門にもまたがるプロジェクトの場合は、社内の調整も大事ですので、自分の部門のマネージャーからの支援や、他部門の方々の役割を明確にするなど十分な配慮と準備が必要です。

RFP送付会社のリスト作成

規模が大きい場合など、多くの市場調査のプロジェクトでは、相見積もりをとって業者の選定をしますので、RFPを使います。この段階では、RFPを送る調査・コンサル会社をピックアップします。

その際に、業者の窓口がだれなのかをしっかりと把握しておくことをおすすめます。市場調査によっては、担当者が海外にいる場合や、代理店を通すケース、または、大手の調査会社ですと外資系でも担当者の窓口が日本で日本人が担当しているケースもあります。

業者の検索方法ですが、社内で海外市場調査が経験ある方々に情報を求めるケースもありますし、ネットでの検索で調べる方法もあります。

また、すでに関心のあるトピックにおいて市場調査のレポートを発行している会社は、別途調査の機能や別部門がある可能性があります。市場調査レポートから依頼候補会社を見つけ出す方法もあります。

調査会社の得意な分野を生かしたセレクションが大事です。製薬会社が活用しているおすすめの市場調査会社は別の記事で紹介しています。
>> 製薬会社が活用しているコンサル、市場調査会社おすすめ10選

市場調査発注のためのRFP(提案依頼書)。どう使う?

RFP

RFP(Request for Proposal 提案依頼書)の作成

初動で大事なのがRFPの作成と候補の会社にしっかりとRFPの内容を説明することです。RFPとは、なぜこの市場調査をしたいと考えるのか背景を説明し、調査から得られたい目的を明確にする重要な書類ですが、「RFPとは?RFPを活用するメリットと課題までわかりやすく解説します」で、別途解説をしていますので、ご参照ください。

候補の会社にとっては、このRFPがプロジェクトに関する最初の情報であり、発注後ものこる重要な書類となり重要です。しっかりとしたRFPを書くことは調査プロジェクトの成功にとってとても重要な作業となります。

失敗しないためのRFPの書き方を「はじめてでも失敗しないRFPの書き方。システム開発依頼以外でも活用できる3つのポイント」でまとめておりますので、この記事も併せてご活用ください。なお、海外の市場調査会社への依頼では必須で、場合によっては、英文でのRFP作成が必要な場合もあります。

RFPのより効果的な活用方法「RFPミーティング」

RFPを候補の業者にメールで出して、安心してしまい、業者からのプロポーザルを座して待つというケースが多く見受けられます。RFP作成は大変ですが、ここは更にがんばって「RFPミーティング」を依頼した全部の会社と行いましょう。

RFPミーティングとは、RFPをメールで出して提案書の依頼をメールだけで済ますのではなく、ミーティングを実施しRFPの説明を業者に実施することです。RFPミーティングがなぜ効果があって、どのように活用するかは、「RFPの意味を理解することで成功する提案依頼書に。RFPを無駄にしないための3つのミーティングとは?」で詳しく解説をしておりますので、併せてご参照ください。

担当者にとっては、ひと手間の面倒な手続きですが、候補の調査会社に対してオンラインもしくは対面でRFPの説明をします。このことで、依頼の調査会社がより明確にプロジェクトの内容と目的を理解できますので、より質の高いプロポーザルを用意するというメリットがあります。RFPは、市場調査依頼と発注をするための初動で最も大切なプロセスです。

RFP作成と使い方に不安な場合などは、PRFの作成から活用のコツまで支援するサポート「RFP作成支援サポート」を提供しているサービスもあります。RFPを初めて書く方や、絶対に調査の依頼案件を成功させたい方々には便利なサービスです。

市場調査会社の発注依頼先の決定まですることは?

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発注候補先と「プロポーザルミーティング」実施でより良いプロポーザルに

私は、この段階でそれぞれの業者にプレゼンをしてもらう「プロポーザルミーティング」をすることをおすすめします。プロポーザルミーティングとは、プロポーザルを作成した調査会社が、提案に関するプレゼンをするミーティングのことを言います。

なお、RFPを依頼したすべての業者にお願いする必要はなく、この時点で3社程度に絞り込んでもよいと思います。プロポーザルミーティングをする意味と具体的な実施方法は、「RFPの意味を理解することで成功する提案依頼書に。RFPを無駄にしないための3つのミーティングとは?」でも解説しております。

プロポーザルミーティングをすることは、時間がかかる作業ですが、このひと手間を加える事で、よりよいプロポーザルの再提案や、ベストな価格への交渉につながり、調査プロジェクトをより成功に近づけることが出来ます。このミーティングでは、以下のようなことが出来ます。

修正案、改善案を含むプロポーザルの再提案
■ 価格の交渉
■ 依頼先の担当者との関係構築

提出されたプロポーザルだけで、十分に内容を比較出来、社内の会議を通じて発注先を決めることで良いのではないか?という方もいらっしゃると思います。

たしかに、この時点で業者を決定し、発注するケースは非常に多いと思いますが、直接候補業者との時間をもって、内容を更に詰め、より良い提案に改善できる可能性があること、そして価格に関してまだ交渉が可能であることを考えると、ひと手間ですが、最終候補の業者に提案内容に関してのプレゼン「プロポーザルミーティング」の機会を設けることをおすすめします。

市場調査を発注した後にするべきこととは?

kickoff
RFPミーティング、プロポーザルミーティング、詳細の協議を通じて発注先が決まりました。担当者は契約書などの手続きも滞りなくしなければなりませんが、発注後速やかに進めなければならないのが、キックオフミーティングです。

キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは文字通り、調査プロジェクトのキックオフ、開始を宣言するミーティングです。キックオフミーティングでは、以下のような内容を確認します。キックオフミーティング後は、調査が正式にスタートします。このタイミング以降は、大きな修正などはできなくなりますし、修正依頼などが無いように確認事項を確認、しっかりとスタートさせましょう。

キックオフミーティングでの確認事項
■ 目的の確認
■ 方法論などの調査の説明
■ タイムラインの確認
■ 双方の担当者の役割紹介と確認
■ 連絡網の確認
■ 定期的報告手段の確認

なお、キックオフミーティングの内容は、もし業者がOKでしたらミーティングノートを送ってもらうとよいでしょう。様々な確認事項があるので、万が一、方向性がずれたりした際に、RFP、プロポーザルと共に、確かめる文書として保管しておくと安心です。

定期報告と中間報告会

プロジェクトが無事にキックオフしました。調査の主体は依頼会社に移ります。調査会社が調査を滞りなく進められるようにしっかりとサポートをしましょう。キックオフ後、調査を進める上で大事な事は以下のような事が挙げられます。

■ 自社からのレスポンスをしっかりこなす
■ 定期的な報告で進捗の確認
■ 調査会社からの質問への対応
■ 突発的な事故への対応

最終報告書とファイナルプレゼン

調査プロジェクトは、最終報告書(通常はパワーポイントもしくはワードの報告書とそれに付随するエクセルのデータシート)をもって通常終了となりますが、こちらの最終報告も調査会社の担当者にファイナルプレゼンテーションをしてもらうことをおすすめします。

ファイナルのプレゼンテーションをすることで、自社のチームメンバーがプロジェクトの成果を一緒に理解することが出来ますし、調査によって明らかになった情報に対して改めて質問を投げかえることも出来ます。プレゼンテーションをわざわざしなくても報告書があれば良いのではないか?と思う方もいらしゃいますが、報告書を読むだけではわからない点や、実際に調査に携わった方々の生の声など、ファイナルプレゼンテーションをすることで得られる情報も大きいので、私は面談、もしくはオンラインでのファイナルプレゼンテーションで調査をしっかりとしめることをおすすめします。

ファイナルプレゼンテーションをする際に、以下のようなポイントを押さえるとより効果的にプレゼンテーションをすることが出来ます。

可能であれば資料を先に入手
■ 質問事項を準備してまとめる
■ 最終報告会での修正事項があった場合は報告書の修正をお願いする
■ 社内の担当者に参加を促す

市場調査の発注をはじめてでも失敗しないことによる価値とは?

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市場調査の外部への委託調査発注のため、どのように準備をして、最終報告書のプレゼンテーションまでの流れを解説致しましたが、いかがでしたでしょうか?

RFP作成と運用といった初動がまずは大事である点と、RFPミーティングやプロポーザルミーティングなど、時間のかかる作業ですがひと手間を書けることで、調査のクオリティが高まります。もちろん、開始後の定期的な情報交換や定期的な報告を通じて、最終報告書でプロジェクトをしっかりと占めます。担当者としては、多くのタスクがありますが、ひとつひとつこなすことが、調査の成功に繋がります。

最初にも述べましたが、市場調査のプロジェクトの結果は、自社の戦略的なゴールの達成のために必須の情報です。この得られた情報をもとに、自社では戦略的な意思決定をし、最終的に自社の価値を高めることになります。

調査プロジェクトが完了し、求めた結果が得られたと思いますが、更に、大切なことが、この調査に基づいた自社の戦略的な方向性につなげるアクションや判断につなげることとも言えます。この正しい意思決定が自社でできた場合、市場調査の結果は市場調査へかかったコスト以上の価値を自社にもたらしてくれるはずです。

「RFP作成支援」サービスの活用

市場調査会社への調査の依頼は、初めての方でも経験のあるかたでも大変です。そのような場合、大切なことは、しっかりとしたRFPを作成し、しっかりとして業者へ発注し、市場調査プロジェクト全体をしっかりと管理することです。

なお、市場調査、コンサルに関しては、弊社の「RFP作成支援」サービスにご相談下さい。

※ RFP作成支援サービスは以下のリンクからお問い合わせできます。
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