こんにちは、SDMJコンサルティングの代表、海外市場調査コンサルタントの前田です。
英語でのRFP（提案依頼書）作成は、海外のパートナーや業者との連携を円滑に進め、プロジェクトの目的や要件を的確に伝えるために欠かせない手段です。
しかし、初めてRFPを英語で作成する場合、何をどう記載するか迷うことも多いでしょう。
ここで役立つのが「英語のRFPのテンプレート」です。
テンプレートを活用することで、必要な項目が網羅されたRFPを効率よく作成でき、誤解やミスを防ぎながら高品質な依頼書を簡単に整えることができます。
本記事では、英語のRFPテンプレートのメリットや活用方法、テンプレート選びのポイントなどを具体的に解説していきます。
記事のポイント
- 英語のRFPテンプレートの活用方法とそのメリット
- RFP作成時に必要な項目と具体的な内容
- 効果的なテンプレートの選び方とポイント
- 英語RFP作成を専門業者に依頼する利点
英語のRFP作成におすすめテンプレートと使い方解説
海外の市場調査につかうRFPとは？
製薬会社が海外の市場調査を海外の業者に依頼する際には、英文のRFP（Request for Proposal 提案依頼書）が必要です。これは、市場調査を行う候補の業者に対して、製薬会社が要求する調査内容や期間、予算、報告書の形式や提出期限などを明示し、プロポーザルを提出するように依頼する書類のことです。
RFPに基き、候補の調査会社から提出されたプロポーザルをもとに、最も適切な業者を選定することができます。準備する英文のRFPは、調査をする上で、非常に重要な書類とプロセスです。この大切な書類ですが、テンプレートを使うことで以下のようなメリットがあります。
作業効率が向上する
テンプレートを使用することで、RFPの標準的なフォーマットや必要な項目が整理され、作業効率が向上します。また、テンプレートのフォーマットに従って作成することで、全体の見栄えもよくなります。
必要な項目が漏れない
RFP作成時には、必要な項目が漏れていると、市場調査がうまく進まないことがあります。テンプレートを使用することで、必要な項目が漏れることを防ぐことができます。
ミスが減る
RFP作成時には、記入漏れや文法的なミスや表現の問題が発生することがあります。しかし、テンプレートを使用することで、必要な文言や表現が既に定義されており、言語的なミスが減ることが期待できます。
以上のように、英文RFPを作成する際にテンプレートを使用することで、作業効率の向上や漏れがちな項目の把握、言語的なミスの減少など、メリットがあります。
なお、RFPの書き方について、更に詳細を解説しています。
>> 失敗しないRFPの書き方３つのポイント。提案依頼書には何を書いて、どう使うべきなのか？
英語でRFPを作成する際の基本とは？
英語でRFP（提案依頼書）を作成する際には、相手に分かりやすく、かつ漏れのない情報を記載することが重要です。
これを実現するには、まずプロジェクトの目的や背景を明確にし、それを簡潔に英語で表現します。
RFPには、依頼する業務の範囲や具体的な要求事項を含め、提案依頼のスケジュールや評価基準を設定します。また、専門用語やビジネス英語を正確に使用しつつ、冗長な表現を避けることで、読み手の負担を軽減できます。
具体的には、テンプレートを活用して、必要な項目を整理することが効率的です。例えば、「プロジェクトの背景」「目的」「提出期限」などの必須項目をテンプレートに従って埋めていくことで、内容の一貫性が保たれます。
海外の英文RFPの具体的な使い方
海外の業者や企業にRFPを送る際には、国際的なビジネス慣行を意識する必要があります。
具体的には、RFPは、依頼内容や期待する成果を明確に伝えるだけでなく、相手に適切な提案を促すツールとして機能します。
たとえば、複数の業者から見積もりを取る場合、RFPを用いることで統一されたフォーマットで回答を得られます。これにより、提案内容を比較しやすくなり、最適な業者を選定する手助けになります。
また、RFPを通じて業者とのコミュニケーションを円滑に進めることもできます。
業務開始前に明確な合意を形成できるため、誤解やミスコミュニケーションを防ぐことが可能です。最終的には、相手国の文化や業界標準を考慮した内容にすることで、成功の可能性が高まります。
英語でRFPを作成する際の注意点
英語でRFPを作成する際には、いくつかの注意点があります。
まず、言葉のニュアンスに注意し、明確かつ簡潔に表現することが求められます。特に、曖昧な表現や解釈に余地を残す表現は避けるべきです。
さらに、業界や地域によって異なるビジネス慣行や法律を把握することも重要です。例えば、ある国では詳細な契約条件を明記する必要がある一方で、別の国では柔軟性を持たせた内容が求められる場合があります。
また、専門的な用語や技術的な内容を含む場合は、過度に専門的になりすぎず、相手が理解しやすい表現にすることを心がけます。最終的には、相手の文化や期待に配慮した書き方が信頼関係の構築に繋がります。
市場調査むけおすすめの「英文RFPテンプレート」サイト3選
Demand Metric
Demand Metricは、ビジネスプロフェッショナル向けのマーケティングリソースやツールを提供する、オンラインマーケティングコミュニティです。
同社は、マーケティング、営業、顧客成功において必要な知識やスキルを提供し、ビジネスの成長を促進するためのテンプレート、ツール、トレーニング、サポートを提供しています。Demand Metricは、会員制度を設け、会員向けにマーケティングテンプレート、ツール、トレーニング、ベストプラクティスなどを提供しています。
同社の提供するマーケティングリソースは、新しいビジネスを開始する個人や企業、マーケティング戦略の策定や実行を行うマーケティング担当者など、様々なビジネスプロフェッショナルに役立つものばかりです。Demand Metricは、グローバルに展開しており、世界中のビジネスプロフェッショナルに利用されています。
Driveresearch
Driveresearchで提供されている雛形は、様々な種類の市場調査に使用できるRFPテンプレートがあります。
たとえば、新製品の立ち上げに関する市場調査、競合他社の分析に関する市場調査、顧客ニーズに関する市場調査などがあります。これらのテンプレートは、調査の目的、範囲、メソッド、提出書類の要件など、市場調査に必要な情報を簡単に入力できるように作成されています。
Driveresearchは、市場調査に特化したサービスを提供している企業であり、高品質な調査レポートの作成や、調査実施までのサポートを提供しています。
American Marketing Association
AMAの市場調査用RFPテンプレートはは、市場調査を実施する際に必要となる情報を網羅的にカバーしており、調査の適切な選定とプロセスを支援するのに役立つものとなっています。
このテンプレートでは、市場調査のニーズを把握し、提案要求のための詳細な情報を提供するために必要なセクションを提供しています。それに加えて、質問事項を詳しく説明しており、提供される情報の品質を向上させるために役立ちます。提案要求の品質を向上させるために、市場調査を実施する企業や機関にとって非常に価値があります。
英語のRFP作成にテンプレートを活用するメリット
ビジネスにおける英語のRFPの重要性
英語のRFP（提案依頼書）は、グローバル企業や国際市場をターゲットとする企業にとって、ビジネスの要となる重要な文書です。
特に、海外のパートナーや業者と連携する際には、RFPを通じてプロジェクトの目的や具体的な要求事項を明確に伝える必要があります。
これにより、プロジェクトの成功確率を高め、誤解やミスコミュニケーションのリスクを最小限に抑えられます。
たとえば、世界的なITシステムののリニューアルを目的としたグローバルRFPでは、「プロジェクト概要」「目的」「スペック」などの詳細を明記することで、各国の担当者が異なる解釈をするのを防ぎます。
英語で作成することにより、欧米などの多様な市場からの提案を比較できるようになり、最適な業者やソリューションを選択する幅が広がります。
また、RFPには「依頼範囲」や「スケジュール」などの具体的な項目を含めるため、提案内容や費用を透明にし、提案を出す業者が業務範囲や成果物を明確に理解できるようになります。
結果として、提案精度が高まり、コスト削減や効果的な業務進行が期待できるのです。
英語でのRFP作成は、信頼性やプロフェッショナリズムを示すツールとしても機能し、ビジネスを成功に導くための重要な役割を果たします。
RFPテンプレートが海外の市場調査に役立つ理由
海外の市場調査プロジェクトでは、調査の目的、ターゲット層、調査対象の市場地域、収集するデータの範囲など、数多くの要素を明確に示す必要があります。
RFPテンプレートを使うことで、これらの項目を簡潔に整理でき、業者に対して期待する調査内容を明確に伝えることができます。
たとえば、「プロジェクト概要」「効果指標（KPI）」「競合他社」「予算」など、調査の詳細な内容を網羅するテンプレートを使うことで、調査業者がより具体的に依頼内容を理解できるため、調査の精度が向上します。
また、テンプレートを利用することで、複数の市場調査業者から同一フォーマットで提案を受けられ、条件や費用、スケジュールの比較が容易になります。
これにより、企業は最も効果的な調査パートナーを見つけやすくなります。
市場調査が複数の国や地域にまたがるプロジェクトの場合、各地域の担当者が同一の情報を共有しながらプロジェクトを進める上で重要な役割を果たします。
RFPテンプレートは、海外市場における調査を効率化し、ミスを防ぎ、コストを削減するための必須ツールです。
最適なテンプレート選びのコツ
RFPテンプレートを選ぶ際には、プロジェクトの内容や目的に応じて最適なものを選ぶことが重要です。
たとえば、海外市場での新製品の需要や競合状況を調査するための市場調査プロジェクトでは、テンプレートに「調査の目的」「ターゲット市場」「求めるデータの種類」「予算」「スケジュール」といった項目がしっかり含まれているかを確認することが大切です。
こうした情報が漏れなく記載できるテンプレートを選ぶことで、調査業者が依頼内容を正確に理解しやすくなり、提案内容の精度が向上します。
さらに、記入例やガイドがついているテンプレートを選ぶと、RFP作成が初めての担当者でもスムーズに進められます。ガイドがあると、漏れなく必要項目を記載でき、重要なポイントを見逃すリスクを減らせます。
複数の業者から提案を受ける場合は、フォーマットが統一されたテンプレートを利用することで、提案内容を効率的に比較でき、最適な調査業者を選びやすくなります。
英語のRFPテンプレートを活用して効率化
英語のRFP作成にテンプレートを利用することで、業務の効率化が図れます。
テンプレートにはRFPの基本項目が整っており、初めての作成でも構成を考える手間を省けるためです。
たとえば、海外市場での顧客ニーズや消費者トレンドを調査するプロジェクトでは、「プロジェクト概要」「調査目的」「ターゲット市場」「求める成果物」「予算」など、テンプレートに沿って順に項目を埋めるだけで、高品質なRFPを短時間で作成できます。
テンプレートを活用することで、情報の統一性が保たれ、記載漏れを防げるため、内容の正確さが高まり、調査業者も依頼内容を誤解することなく理解しやすくなります。
また、英語での作成が求められる場合も、テンプレートに沿って進めることで、言葉の選び方が簡潔になり、提案依頼がわかりやすくなります。
このように、テンプレートの利用は、時間と労力を節約しながら、質の高いRFP作成を可能にする手段です。
英語のRFP作成の専門業者に依頼
海外市場調査のRFP作成を専門業者に依頼することは、調査の質を高め、プロジェクトの成功確率を高めるための効果的な手段です。たとえば、特定の海外市場での消費者行動やブランド認知度を調査する際、英語でのRFP作成に不安がある場合や短期間での提出が必要な場合、専門業者のサポートが役立ちます。業者はRFPの構成や専門用語に精通しており、依頼内容が分かりやすく、要件に沿った内容でまとめてくれます。
さらに、専門業者は依頼者の要望や業界のニーズを踏まえて、標準的なフォーマットを整え、調査内容の精度を高められるようにサポートしてくれます。初期費用はかかりますが、プロジェクト全体の円滑な進行や、提案の精度が上がることを考えると、コストパフォーマンスの良い選択といえるでしょう。
初めての英語のRFP作成におすすめの英文テンプレートのまとめ
- 英語のRFPは国際ビジネスで重要な役割を持つ文書
- RFPはプロジェクトの目的や要件を明確に伝える手段となる
- 英語でのRFP作成により、海外の業者からも提案が得られる
- RFPには依頼内容やスケジュールを具体的に記載する必要がある
- 誤解やミスコミュニケーションのリスクを軽減できる
- RFPテンプレートは海外市場調査の効率化に役立つ
- テンプレートにより調査の目的や範囲を明確に示せる
- 日本語と英語の二言語対応テンプレートも存在する
- テンプレート活用により情報の統一性が保たれる
- 必須項目が揃ったテンプレートで抜け漏れを防止できる
- 比較しやすい形式のテンプレートを使うと評価が効率化する
- 記入ガイド付きテンプレートは初心者に有用
- 英語のRFPテンプレートは記載の簡潔化を促進する
- 専門業者に依頼することで品質の高いRFPが作成できる
- RFP作成を専門業者に依頼することは効率化にもつながる
市場調査を海外の市場調査会社やコンサル会社へ依頼する際に必要となる英文RFPの雛形に関して、おすすめのテンプレートサイトを含めて解説を致しましたがいかがでしたでしょうか？
海外の市場調査の依頼には、しっかりとした英文のRFPを作成することがプロジェクト成功には非常に重要です。
市場調査用の決まった英文のRFPは存在しませんが、雛形を活用することで、必要な項目が漏れずに網羅されていることなど海外の市場調査に適した内容でリクエストを出すことが出来ます。
海外の市場調査における英文RFPの使い方については、まずは日本語で書いて良いと経験上思います。ただ、調査会社に依頼をする際には英文にする必要がありますので、簡潔で明確な表現を心掛けることが重要です。
海外の市場調査を依頼する際に、まずは作らなければならない英文のRFPですが、この記事の内容が効率よく英文RFPを作る上で参考になりましたら嬉しいです。
なお、SDMJコンサルティング合同会社では、製薬会社が海外市場調査で失敗しないためのサービス「海外市場調査コンサルティング」を提供しています。このサービスは無料で提供され、英文のRFPの作成もサービスの中に含まれていますので、もし英文RFPのサポートを相談したい場合は、弊社の「海外市場調査コンサルティング」サポートをご活用ください。